仕事上の付き合いがある方からお祝いや贈り物、お見舞いをいただいたり、新たな取引先を紹介してもらったりしたときには、感謝の気持ちを相手に伝えるためのお礼状をお送りするのがマナーです。お礼状を書くときは、現在の素直な気持ちを表現しましょう。きれいな言葉や堅苦しい言い回しよりも、自分の言葉で文章を作った方が相手の心に響くものです。ただ、目上の方に対してあまり砕けすぎた言葉を使うのは褒められたものではありません。送る相手に合わせて、自分なりに調整するのが大事です。
そして出すタイミングも重要。好意を受けたら、当日のうちにお礼状を出すのが理想的です。遅くても3日以内には出すようにしましょう。出すのが遅くなってしまった場合は主文の冒頭にお詫びの言葉を加え、遅くなった理由も簡潔に述べるのがベターです。
また基本的に、文章の使いまわしはマナー違反です。確かに毎回文章を考えるのは手間がかかりますし、難しいことかもしれません。しかし、もし送った相手がそのお礼状をファイルにまとめていたり、しっかりと保管したりしている場合を考えてみてください。「なんで毎回同じ文章で送ってくるのか」「形だけの手抜きなお礼状なのではないか」といったように、疑問を持たれてしまうことになります。そのことをいちいち指摘されることはないかもしれませんが、確実にズボラな人、無神経な人という印象を持たれてしまうのです。送る前は誤字脱字のチェックだけではなく、文章の内容にも気を配るようにしましょう。
より気持ちを伝えたいのであれば、お礼状と一緒に粗品を送付してもいいのではないでしょうか。無難なのはボールペンやタオルなどの日常的に使うアイテムですが、送る相手によってマグカップやバスグッズなど、好みに合いそうなものを選ぶといいかもしれません。お礼状にぴったり合う粗品を探すなら、粗品専門の通販ショップの利用がおすすめ。アイテム数や価格、どれをとっても業界トップクラスです。
電話やメールではなく、あえてお礼状を送ることで相手との心の距離もグッと縮まります。しっかりとビジネスマナーを守って出すお礼状は、こんな時代だからこそ再評価されることでしょう。